【企業向け】
副業人材との面談の仕方は？
基本的な流れとポイントを紹介
副業・兼業・業務委託者との掲載後から面談、マッチングまでの流れを紹介
みなさんこんにちは、Otanomiコラム担当です。
募集していたプロジェクトへ応募があり、候補者との面談を始めたいが、面談の進め方やその後の対応に不安が残ってしまい…。
このようなお悩みは少なくありません。
丁寧に対応を進めていくことで、応募者に安心感を与え、双方にとって満足のいくプロジェクトにつながります。
本記事ではプロジェクト応募後の流れやポイントについて解説します。
募集していたプロジェクトへ応募があり、候補者との面談を始めたいが、面談の進め方やその後の対応に不安が残ってしまい…。
このようなお悩みは少なくありません。
丁寧に対応を進めていくことで、応募者に安心感を与え、双方にとって満足のいくプロジェクトにつながります。
本記事ではプロジェクト応募後の流れやポイントについて解説します。
１．応募状況はこまめにチェック
プロジェクト応募受付を続けている限り、応募者は次々と集まってきます。
要因は様々ですが、対応の遅れは相手（応募者）の反応を少しずつ鈍らせることになり、場合によっては連絡がつかず双方の機会損失につながってしまうこともあります。
そのため、応募者に対する連絡や対応は迅速かつ丁寧に行うことが大切です。応募者からの問い合わせや応募メールにはできるだけ早く返信するよう努め、応募者に対して誠実かつ丁寧なコミュニケーションを心がけるようにしましょう。
また、一括対応する場合など、諸事情により連絡が遅れてしまう場合には、前もってお知らせしておくと親切です。 応募状況を適切に管理し、進捗状況をこまめにチェックすることで、応募者との円滑な関係を構築することができます。
期日を設けない募集の場合、応募に合わせて順次対応する流れが基本ですが、応募者多数の場合など、順次対応が難しい場合には以下のような対応も検討してみるといいでしょう。
（１）一括対応
選考フローに応募締め切りを記載し、締め切り後に一括で対応するものです。期日までに応募いただいた方々を一度に検討できるため、スピーディーな対応につなげることができます。
この場合、期日が長すぎてしまうと途中離脱につながりかねないため、2週間程度などで期日を定めるといいでしょう。
（２）一時的に募集を停止する
応募状況に合わせて一時的に募集を停止し、既存の応募者対応に注力するというものです。ニーズに合った人選と追加募集を同時進行に行えるメリットがあります。
ただし、募集再開と停止を頻繁に繰り返すと応募者の心象に影響する可能性があるためルールを決めて対応することが大切です。
２．面談のセッティング
応募者の方との面談へ進むことになった際は、以下４点を参考にセッティングしてみましょう。
（１）面談日時の設定
応募者の本業の勤務に支障をきたさない日時で実施することが大切です。平日昼間の対応が難しい場合が多いため、休日や平日夜間なども候補日に加えて調整すると良いでしょう。
相手の状況を尊重しながら接することは応募者の印象を高めることにもつながります。
日程調整には一定の時間を要します。余裕のあるスケジュールで調整しましょう。
（２）面談参加者の決定
客観的な視点を加えるためにも、複数人での対応をお勧めします。
単独で対応する場合にはチェックシートなどを作成し、面談後に振り返りしやすくするような工夫も有効です。
記憶や先入観などの影響を最小限にし、フラットな目線で比較・検討するようにしましょう。
（３）面談後の対応
セッティングを行う際には面談後の流れを決めてから面談へ進むようにしましょう。見切り発車となり、面談後の流れが定まっていないと対応の遅れや信頼関係への影響も起こり得ます。
採用、不採用の連絡（面談後いつまでに行うのか）や、マッチングとなった場合の手続き、プロジェクト開始日の設定などが該当します。
（４）面談ツールの決定
オンライン面談が中心になるかと思いますので、ここでは無料で使用できるツールを３つご紹介します。
基本的な機能はほぼ同一ですので、普段使いなれているサービスにすると良いでしょう。
①Zoom
無料プランでも40分間のグループミーティングが利用でき、チャット機能や画面共有、レコーディング機能も利用可能です。
◯詳細：ここから
②Google Meet
Googleアカウントがあれば無料で利用でき、無料版では最大1時間までのビデオ会議が可能です。
チャット機能や画面共有、レコーディング機能に加えてファイルストレージも利用可能です。
◯詳細：ここから
③Microsoft Teams
無料プランで最大60分のオンラインミーティングが利用できます。
チャット機能や画面共有、ファイルストレージも利用可能です。
◯詳細：ここから
【注意点】
・上記に限らず使用するツールは自由ですが、双方の負担軽減のため利用者の多いサービスを使用するようにしましょう。
・録音や録画は相手の合意を受けてから行いましょう。
・使い慣れていないサービスを使用する場合には、前もって操作確認しておくことを強くお勧めします。
３．面談の実施
あくまでも「面接」ではなく「面談」です。
採用の有無に固執しすぎず、対話を通じて相互理解を深めることを大切にしてください。
ここでは面談の流れやポイントについてご紹介します。
＜面談の流れ＞
面談は、（１）導入→（２）プロジェクト内容の確認→（３）応募者理解→（４）条件確認→（５）クロージング という流れで進めるとスムーズです。
（１）導入
まずは挨拶と自己紹介からはじめましょう。
緊張する方もいらっしゃるので、雑談などを交えながらリラックスして話しやすい雰囲気を作ることが大切です。信頼関係の構築はプロジェクトの成功にもつながります。
このタイミングでプロジェクトへ応募いただいたことへの謝辞もお伝えすると良いでしょう。
（２）プロジェクト内容の確認
募集者側からプロジェクト内容について説明します。募集要項に記載している情報のみならず、取組の背景や追加情報、応募状況などについても触れておくと良いでしょう。
応募者の知見やバックグラウンドは様々です。
「これくらいわかるだろう」、「書いてあることはすべて理解しているはずだ」といった先入観を持たず、不明点がないか適宜確認（質問）しながら進めると効果的です。
ここでの説明が不十分なまま進めていくとミスマッチにつながるリスクが高まります。
一方的に話すのではなく、対話を大切にしながら一つ一つ丁寧に進めるようにしてください。
（３）応募者理解
次に応募者に対する理解を深めていきます。
まずは応募の背景や経歴などについて一つずつお伺いするところからはじめましょう。
気になるところは順次質問するようにしてください。
特に確認しておくべき内容は以下のとおりです。
①これまでの経歴
社名等のみならず、具体的な取り組み実績についても伺ってください。
応募者の勤務先と本人の経験やスキルは直結するとは限りません。
「○○に勤めているから大丈夫だろう」といったバイアスを持たずに伺うことが大切です。
②応募に至った経緯
副業経験がある場合には、過去の経験を生かすことも考えられますので伺ってみると良いでしょう。
ただし、採用面接ではないため、経緯や動機は参考程度に留めましょう。
プロジェクトへの理解不足は説明で補っていくことで十分に解消できます。
③プロジェクトへのかかわり方
プロジェクトにどの程度関与していただけるか、短期・中期・長期のいずれを想定しているかを確認しましょう。
例えば、長期プロジェクトに短期間だけ関わる場合、短期間でどこまでできるのか、期間満了時の成果を後任の方や他のプロジェクト関係者へどのように引き継ぐのかを明確にし、「期間が合わないからダメ」といった一元的な判断を避けるようご注意ください。
④プロジェクトにて生かすことのできるスキルや実績
上記①～③を伺いつつ、応募者のバックグラウンドとプロジェクト内容のマッチングを進めてください。
良し悪しではなく、活躍できるフィールドをどれくらい提供できるか（掲載者→応募者）、プロジェクトへどのようなメリットをもたらしていただけるか（応募者→掲載者）、など、相互補完である目線で確認しましょう。
【注意点】
①実績は丁寧に確認しましょう。特に実績の確認は大切です。
経歴などの肩書きに意識が向くあまり、「木を見て森を見ない」ということにならないよう注意してください。
また、実績を確認する際は概要だけでなく、「取組前と後での変化」、「応募者本人の役割」、「本プロジェクトへ生かせるポイント」などについて、可能な限り具体化・数値化しながら理解するようにしましょう。
（注意する例）
「SNSマーケティングを担当し、インスタグラムのフォロワーが倍になりました」
（確認したい点）
・何人から何人になったのか（自然増の可能性もある）
・自身の役割は何か（関わりの度合いが低く、組織全体の成果であり個人の成果ではない場合がある）
・フォロワーが増えた結果、どのようなメリットが生じたか（増加しただけで売上へ影響しない場合など）
・本プロジェクトでどのようなアクションを行うか（再現性の確認）
②知り得た情報は適切に管理しましょう
面談にて知り得た情報を他者へ伝えたり、アイデアのみ受け取って不採用とするなどの行為は相互の信頼関係のみならず掲載企業そのものの信用へも関わってきます。
適切な管理を心掛けてください。
③募集内容と異なるスキルを活かしてほしい場合
経歴や実績などを伺っているなかで、募集しているプロジェクトと異なる領域で能力を発揮してほしい場合もあります。
そのような場合には、概要や経緯などを説明したうえで、関わりを持てるか相談してみることも有効です。
ただし、募集サイトによって取り扱いは異なりますので、事前に確認しておくことをお勧めします。
④対話を大切にしましょう
プロジェクトを通じて一方だけ得をするという関係性は望ましくありません。
お互いの成長につながる関係を構築できるか、対話を通じて確認するようにしましょう。
（４）条件確認
条件の確認として中心となるものは「稼働時間」と「報酬」の2点です。
これらはマッチング後に取り交わす契約書にも明示する項目ですので必ず確認するようにしてください。
①稼働時間について
あくまでも副業・兼業としての関わり方ですので、稼働時間には限りがあります。月あたり、一週間あたりそれぞれで稼働可能な時間数や時間帯を必ず確認するようにしましょう。
先方の業務都合で変動する可能性があるため、繁閑期を確認したうえで、最小稼働時間と最大稼働時間の双方を確認するようにしてください。
②報酬について
毎月定額での支払いの他、物品等の現物支給、プロボノでの無報酬など形態は様々です。 どのような支払い方法か明示し、了承につなげましょう。
募集時に掲載している内容が基本となりますので、内容を変更する際には理由を含め丁寧に説明し、了承を受けるようにしてください。
また、報酬の他に、「現地視察にかかる旅費」や「物品購入で生じる費用」などの請求が生じる場合もあります。金銭のやり取りですので慎重に行いましょう。
③その他
本務先にて副業について許可を得ているか確認してください。
副業禁止を定めている組織もありますので、不要なトラブルを回避するためにも確認しておくことをお勧めします。
（５）クロージング
一通りの確認が終わったら、今後の対応を示してクロージングとします。
その際、下記３点はおさえておきましょう。
・全体を通して質問はないか
・今後の対応について（いつ頃連絡するか）
・改めて、応募いただいたことへの謝辞
４．マッチング後の対応
面談を通じてマッチングが成立したら、契約書の取り交わし等が発生します。
必要な準備について順に紹介します。
（１）応募者への連絡
①採用者への連絡
マッチング成立希望の旨を伝えましょう。
先方から了承をいただいた時点で成立となります。条件面の確認を経て承諾いただけるケースも多いため、回答期日を設けつつ、決断を急かさないよう注意してください。
②他の応募者への連絡
マッチング成立後に、他の応募者へ連絡します。
他の応募者の方を採用することになったことだけでなく、別の機会でのご縁をお伝えすると良いでしょう。
（２）契約書の作成
面談内容を踏まえ、業務委託契約書を作成します。
雛形はサポートページに記載されていますので、内容を精査しながら情報を修正するとスムーズです。
Otanomiでも雛形を公開しております。ぜひご活用ください。
◯雛形はこちら：ここから
（３）契約書の取り交わし
双方で契約書の取り交わしを行います。
紙面での取り交わしのほか、「クラウドサイン」等の無料で使用できる電子契約システムもあり、スムーズな締結が可能です。
◯詳細：クラウドサイン
（４）プラットフォームの整備
プロジェクト始動にむけてプラットフォームの整備を行いましょう。
①連絡手段の確保
一時的なファイル共有が可能で、グループを任意で作成でき、無料で使用できるものから始めると良いでしょう。
代表的なものには、Slack、Chatwork、Google Chatなどがあります。
◯詳細：Slack
◯詳細：Chatwork
◯詳細：Google Chat
②情報共有手段の確保
①はチャットサービスであり、一定期間でファイルが開けなくなってしまうといった問題があります。
そのため、データ共有先（クラウドストレージ）を別途確保することをお勧めします。
代表的なものはGoogle Drive、OneDrive、Dropboxなどがあります。
◯詳細：Google Drive
◯詳細：OneDrive
◯詳細：Dropbox
（５）プロジェクト開始
準備してきたツールを用いながらプロジェクトを開始しましょう。
これまで記載してきた内容はあくまでも基本的なものです。
お互いに連携しつつ、追加サービスを導入するなど、プロジェクトの成功にむけて取り組んでください。
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Otanomiは、「副業・兼業から始める地方創生」をテーマに、地方自治体や企業の課題解決に対する取り組みにチャレンジできるサイトです。
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応募をしてもいきなり採用されるわけではなく、しっかり話しを聞いたうえで判断ができるためお互いに安心できる環境が整っています。
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まとめ
プロジェクトの応募対応から面談、マッチング後の手続きまで、全てのステップをスムーズに進めるためには、応募者との信頼関係を築くことが非常に重要です。
今回ご紹介したポイントを押さえつつ、丁寧に対応を進めていくことで、応募者に安心感を与え、双方にとって満足のいくプロジェクトにつながります。
プロジェクトの成功には、円滑なコミュニケーションと適切な対応が欠かせませんので、ぜひ参考にしてみてください。